Hoe organiseer je de schoonmaak van een kantoor op een efficiënte manier?

Inhoudsopgave

• De belangrijkste stappen om uw schoonmaakprotocol op te stellen

• Waarom twee kantoren met dezelfde oppervlakte een verschillende indeling vereisen

• Waar kunt u een onderhoudsplan op maat voor uw bedrijfsruimten krijgen?

• Conclusie

Stel de vraag aan tien office managers: «Hoeveel schoonmaakbeurten per week zijn er nodig voor uw 400 m²?». U krijgt tien verschillende antwoorden, en de meeste zijn min of meer op goed geluk vastgesteld of overgenomen van de vorige dienstverlener. De m² blijft de eerste reflex bij het organiseren van de schoonmaak van een kantoor. Het is handig en past mooi in een offerte. Het zegt echter bijna niets over wat er werkelijk vuil wordt in uw pand.

Wat je moet onthouden

• Verder kijken dan alleen de berekening per m² om een schoonmaakplan op te stellen op basis van het werkelijke bezoekersaantal en het soort ruimtes (keuken, vergaderzalen)

• KHOMCLEAN laat zien dat een effectieve organisatie gebaseerd is op de analyse van menselijke activiteiten in plaats van uitsluitend op de bruto oppervlakte, om hygiëne en welzijn te waarborgen

• De belangrijkste stappen om uw schoonmaakprotocol op te stellen

• Vergelijk de opties en ga aan de slag.

Een gemeenschappelijke keuken van 15 m², waar elke middag 60 mensen langskomen, zorgt voor meer werk dan een open ruimte van 80 m² die sinds de overstap naar thuiswerken voor de helft bezet is. De deurklinken, de toetsenborden in de flexibele werkruimte, de vergaderzaal die continu gereserveerd is: het zijn juist deze plekken die het verschil maken tussen schone ruimtes en ruimtes die er «schoon uitzien». Bij KHOMCLEAN gaan we uit van menselijke activiteit, niet van de bruto oppervlakte.

In dit artikel wordt een concrete methode uiteengezet: de stappen van een degelijk schoonmaakprotocol voor kantoren, de reden waarom twee op het papier identieke werkbladen twee verschillende organisatiemethoden vereisen, en hoe u een onderhoudsplan kunt opstellen dat echt is afgestemd op uw gebruikspatroon.

De belangrijkste stappen om uw schoonmaakprotocol op te stellen

Een protocol dat op de lange termijn standhoudt, begint met een inventarisatie, niet met een planning. Voordat u het over frequentie hebt, maakt u een lijst van alle soorten ruimtes: werkplekken, vergaderzalen, keuken of theekamer, sanitaire voorzieningen, receptie, gangpaden, technische ruimtes. Noteer voor elke ruimte wat er werkelijk gebeurt. Wie gebruikt de ruimte, hoe vaak per dag en met welke apparatuur? Deze inventaris vormt de basis van uw schoonmaakbestek. Zonder deze inventaris koopt u aanwezigheidstijd, geen resultaat.

Dan is er de kwestie van de volgorde. In welke volgorde moet je een kantoor schoonmaken? De regel is altijd hetzelfde: van het schoonste naar het vuilste, en van boven naar beneden. Werkplekken en hoge oppervlakken worden eerst aangepakt, daarna de vloeren, en je eindigt altijd bij de sanitaire ruimtes. Als je deze zones in de verkeerde volgorde afwerkt, verspreid je – hoe goed je het ook bedoelt – ziektekiemen van de ene plek naar de andere. De kleurcodering van de poetsdoeken (bijvoorbeeld blauw voor de kantoren, rood voor de toiletten) zorgt ervoor dat deze werkwijze in de praktijk wordt nageleefd, zelfs als er een andere medewerker aan het werk is.

De vier reinigingsstappen die voor elk oppervlak moeten worden gevolgd, zijn bij professionals bekend maar worden elders vaak vergeten: stof verwijderen of afval opruimen, wassen met reinigingsmiddel, spoelen wanneer het product dat vereist, en vervolgens de contactpunten desinfecteren. Desinfectie op een oppervlak dat nog vettig is, heeft geen zin. Dit vormt de kern van een hygiëneprotocol dat die naam waardig is, en juist hier schieten de meeste slordig uitgevoerde schoonmaakbeurten tekort.

Er zijn drie basisregels die het geheel kaderen. Ten eerste: het juiste product voor de juiste ondergrond. Als je een ontvetter gebruikt op een beeldscherm of een geoliede houten tafel, beschadig je het materiaal. Het reinigen van kwetsbare oppervlakken (schermen, designmeubels, houten vloeren, leer) vereist precieze aanwijzingen, die zwart op wit in de onderhoudsmethodologie staan vastgelegd. Ten tweede, de inwerktijd: een desinfectiemiddel moet een tijdje inwerken, vaak enkele minuten, om effect te hebben. Ten derde: de traceerbaarheid: een per zone ondertekend schoonmaakrapport, anders weet je nooit wat er op een dinsdag in november wel of niet is gedaan.

De laatste stap, die het vaakst over het hoofd wordt gezien: het opstellen van een schoonmaakplan met frequenties per zone en controlepunten. Dagelijks voor de sanitaire ruimtes, de keuken, de afvalbakken en de contactpunten. Wekelijks voor de ramen aan de binnenkant, het afstoffen op hoogte en de plinten. Maandelijks of driemaandelijks voor vloeren die machinaal worden gereinigd, gereinigde tapijten en verlichtingsarmaturen. Dit document is onderhevig aan verandering; het staat niet in steen gebeiteld. Door elke maand een gezamenlijke controle met uw schoonmaakdienst uit te voeren, kunt u het plan bijstellen zonder helemaal opnieuw te moeten beginnen.

Waarom twee kantoren met dezelfde oppervlakte een verschillende indeling vereisen

Laten we twee verdiepingen van 500 m² nemen, in hetzelfde gebouw, op dezelfde verdieping. Op de eerste is een accountantskantoor gevestigd: 25 medewerkers, vaste werkplekken, buiten de deur lunchen, weinig bezoekers. De tweede huisvest een digitaal bureau: 45 medewerkers in een flexibele kantooropstelling, een keuken waar daadwerkelijk gekookt wordt, en drie keer per dag worden klanten ontvangen in de vergaderzaal. Dezelfde oppervlakte, dezelfde prijs per m² als we er simplistisch naar kijken. Twee realiteiten die niets met elkaar te maken hebben.

Het aantal bezoekers aan de werkruimtes is de eerste variabele waarmee rekening moet worden gehouden. Een werkplek die gedurende de dag door drie personen wordt gedeeld, kent drie keer zoveel contacten als een toegewezen bureau, en moet tussen de gebruikers door worden gedesinfecteerd, niet alleen ’s avonds. Een ontvangstruimte waar 40 bezoekers langskomen, zorgt voor vingerafdrukken op de ruiten, vlekken op de vloer en een balie die gedurende de dag opnieuw moet worden schoongemaakt. Omgekeerd hoeft een archiefruimte die één keer per week open is, niet dagelijks te worden schoongemaakt. Elke avond een medewerker daarheen sturen, is tijd die voor niets in rekening wordt gebracht – tijd die elders ontbreekt.

Ook de aard van de ruimtes speelt een belangrijke rol. De bedrijfskantine is het belangrijkste knelpunt als het gaat om de hygiëne in bedrijfsruimtes: magnetrons, koelkastgrepen, gootstenen en koffiemachines zijn broedplaatsen voor bacteriën en geuren. Deze ruimte verdient een aparte aanpak, vaak twee keer per dag in bedrijven waar ter plaatse wordt geluncht, met een wekelijkse volledige leeghaling van de koelkast. Vergaderzalen daarentegen worden met tussenpozen vuil: twee dagen lang niets, en dan ineens een seminar met 20 personen en resten van maaltijdtrays. Een strak schoonmaakschema past niet bij dit ritme. Er is een lichte dagelijkse basisreiniging nodig en een grondige schoonmaakbeurt na intensief gebruik, afgestemd op uw reserveringsagenda.

Thuiswerken heeft de kaarten opnieuw geschud. Een kantoor dat op maandag en vrijdag voor 40 % bezet is en op dinsdag en donderdag voor 90 %, hoeft niet vijf avonden op rij op dezelfde manier te worden schoongemaakt. Door het daadwerkelijke gebruik van de kantoren gedurende drie of vier weken te observeren, worden deze cycli al snel duidelijk. We concentreren de inspanningen dan op de drukke dagen, verlichten de werk op de rustige dagen en zetten de gewonnen tijd in op de zones waar dat nodig is. Dat is wat optimalisatie van de schoonmaak inhoudt: niet minder doen, maar precies het juiste doen, op de juiste plek en op het juiste moment.

Een laatste punt waar de tarieven per m² totaal geen rekening mee houden: de materialen. Een harsvloer is met één keer schoonmaken met een schrobmachine onderhouden, terwijl een tapijt met hetzelfde oppervlak een borstelstofzuiger en een periodieke injectie-extractiebehandeling vereist. Overal glas betekent overal vlekken. Voordat er een aantal uren wordt vastgesteld, moet men met iemand die hier oog voor heeft door de ruimtes hebben gelopen.

Waar kunt u een onderhoudsplan op maat voor uw bedrijfsruimten krijgen?

Een cijfer dat vaak terugkomt in onze gesprekken met de verantwoordelijken van de algemene diensten: bijna een derde van de klachten over een schoonmaakcontract heeft geen betrekking op de kwaliteit van de werkzaamheden, maar op zones die over het hoofd zijn gezien of zijn uitbesteed omdat ze simpelweg niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen. Het probleem heeft bijna altijd dezelfde oorzaak: een offerte die is opgesteld aan de hand van een plattegrond, zonder ter plaatse te zijn geweest en zonder overleg over het gebruik van de ruimtes. Je kunt een onderhoudsplan niet opstellen aan de hand van een spreadsheet.

De KHOMCLEAN-methode begint dus met een technisch bezoek. We lopen samen met u door uw gebouwen, brengen de doorgangen, de gevoelige zones en de materialen die specifieke schoonmaakmiddelen vereisen in kaart. We bekijken uw dienstroosters: schoonmaak vroeg in de ochtend, ’s avonds of overdag voor de sanitaire ruimtes en de keuken op drukbezochte locaties. We stellen u vragen die op het eerste gezicht misschien verrassend lijken (hoeveel mensen lunchen er op dinsdag ter plaatse? Zijn uw vergaderzalen toegankelijk voor klanten?), omdat juist deze antwoorden bepalend zijn voor het juiste serviceniveau.

Uit dit bezoek vloeit een gedetailleerd schoonmaakdossier voort, per zone, met de frequenties, de gebruikte producten, de controlepunten en de wijze van opvolging. Dit document vormt de basis voor de offerte voor kantoorschoonmaak, en niet andersom. U weet precies wat er wordt gedaan, wanneer, en hoe u dit kunt controleren. U beschikt over één aanspreekpunt dat bereikbaar is, uw locatie kent en de werkwijze kan aanpassen wanneer uw activiteiten veranderen: de komst van een nieuw team, een herinrichting van de kantoorruimte of een wijziging in het beleid inzake telewerken.

Een betrouwbaar B2B-schoonmaakbedrijf moet ook in staat zijn om onverwachte situaties op te vangen zonder dat dit uw probleem wordt. Het vervangen van een afwezige medewerker, een eenmalige schoonmaakbeurt na verbouwingswerkzaamheden, het in orde brengen van de ruimte vóór een klantenevenement: dit soort situaties horen bij het dagelijkse reilen en zeien van een bedrijf en mogen uw office manager niet twee uur lang aan de telefoon houden. De expertise van KHOMCLEAN komt niet alleen tot uiting in de consistentie van het resultaat, maar ook in het vermogen om onvoorziene omstandigheden op te vangen.

Als u uw huidige organisatie aan het herzien bent, is hier een eenvoudig advies voordat u een offerteaanvraag indient: lees uw lopende contract nog eens door en zoek naar vermeldingen van uw keuken, vergaderruimtes en contactpunten. Als deze niet expliciet worden vermeld, met een bijbehorende frequentie, hebt u uw eerste verbeterpunt geïdentificeerd. Een offerteaanvraag bij KHOMCLEAN begint altijd met deze inventarisatie, en vaak brengt deze verschillen aan het licht die nog door niemand waren vastgelegd.

Conclusie

Het efficiënt organiseren van de schoonmaak van een kantoor komt neer op één idee: eerst kijken hoe uw ruimtes in gebruik zijn, voordat u de vierkante meters gaat tellen. Een inventarisatie van de ruimtes, een hygiëneprotocol dat de volgorde en de vier stappen van de schoonmaak in acht neemt, en schoonmaakfrequenties die zijn afgestemd op het daadwerkelijke gebruik en de aard van elke zone. De rest is een kwestie van opvolging en nauwgezetheid bij de uitvoering.

Wilt u een onderhoudsplan dat is afgestemd op uw specifieke behoeften in plaats van op een standaardschema? Neem dan contact op met KHOMCLEAN voor een technisch bezoek aan uw pand. Wij komen langs, bekijken de situatie en stellen een duidelijk plan voor. Zo kunt u zich volledig concentreren op uw bedrijfsactiviteiten.

Veelgestelde vragen